¿Por qué están fracasando las empresas en Facebook?

septiembre 16th, 2014

Facebook fue la primera plataforma social que alcanzó niveles de penetración interesantes para los directivos de marketing y una de las encargadas de acelerar el ingreso de las empresas al mundo digital. Las compañías vieron en ella el ímpetu de los medios sociales y la eligieron para dar sus primeros pasos digitales.

Debido a la alta familiaridad de los usuarios con Facebook la mayoría creyó que traer resultados sería una tarea sencilla y natural, pero la realidad fue otra.

Muchas organizaciones hoy, casi 8 años después de su masificación, siguen cometiendo pequeños errores que hacen altamente ineficiente su presencia en Facebook. Esto se debe a que es una plataforma engañosamente simple, que muchos usan pero que pocos realmente aprovechan.

¿Cuál es el problema? Simple, la mayoría de las empresas siguen apegadas a las viejas tácticas publicitarias enfocadas en la creación, transmisión y repetición de mensajes para conseguir objetivos de mercado y se rehusan a avanzar en la dirección elemental del marketing digital que pide reaprender la forma de crear estrategias, comunicarse y relacionarse con las audiencias. Facebook los está obligando a encontrar la forma de crear experiencias personalizadas, relevantes y agradables para su público y muchos no lo han logrado. Y esto no se debe a una incapacidad corporativa sino a la falta de decisión y competencias al interior de la organización para convertir las relaciones sociales en un activo valioso y medible.

Este desenfoque o desorientación está llevando a las marcas a fallar en la creación de presencias valiosas, convirtiendo su actividad en Facebook en una acción más cercana a molestar que a atraer; y gran parte de la responsabilidad recae sobre los gestores de comunidad (community managers), quienes son los primeros que deben sacudirse del lugar común y transformar una actividad social pensada desde la transmisión de mensajes, a la construcción de relaciones que aporten valor y que consigan interacciones.

Y es que las marcas se están volviendo muy aburridas, sordas y promocionales en Facebook; presas de una comunicación en caliente, pensada en el día a día y con poca planeación; y los community managers poco están haciendo para evitar esto, puesto que se dedicaron a publicar y responder como máquinas.

Esta publicación esta pensada para invitarlos a reflexionar alrededor 8 conceptos que se deben evitar o aprovechar y en los que se deben enfocar las empresas para mantener a la audiencia comprometida, interesada y leal.

¿Qué se debe evitar?

1. La deshumanización

Todos estamos cansados de la jerga corporativa y de las respuestas automatizadas. Quienes estamos socializando queremos que las compañías den la cara, acepten sus errores y trabajen en la solución. Las marcas deberían ver con claridad las oportunidades reputacionales que ofrece el tratamiento de los problemas de frente y a la luz de todos. Vale la pena que las empresas se humanicen y establezcan conversaciones reales y honestas; para hacer posible la creación de comunidades de defensores de la marca. Llego el momento de que las organizaciones entiendan que la actividad social debe tener menos robots y más personas.

2. El “chip” publicitario

Es obvio que los objetivos corporativos obligan a buscar beneficios en cualquier actividad que consuma recursos (actitud con la que comulgo), pero vale la pena cambiar algunos métodos para poder lograr esto en Facebook. Si su foco de atención sigue siendo el producto o servicio que aspira a comercializar, las audiencias se alejarán; pero si cambia el centro de atención hacia la audiencia, se harán evidentes los puntos de concordancia y eso lo conducirá a la consecución de objetivos comerciales. Hacer visibles las similitudes de intereses, dandole un descanso a las labores de difusión de mensajes promocionales es el camino que lo llevará al éxito.

3. Hacerse el sordo

Según un estudio de Lithium (empresa de desarrollo de herramientas para la gestión social), el 72% de los clientes que publican una queja en una plataforma social esperan una respuesta en menos de 1 hora. Las empresas NO se pueden seguir dando el lujo de ignorar a las audiencias; es momento de invertir más en escuchar y menos en hablar.

¿Qué se debe aprovechar?

1. Mostrar más y decir menos

La tendencia más evidente de los medios sociales es la apropiación de los contenidos visuales para comunicar, es claro que las audiencias prefieren relacionarse con contenidos visuales. Una de las marcas que mejor lo hace en Facebook es Nutella, aprenda de ellos (desde sus inicios prefirió mostrar a decir y sus resultados han sido increíbles en crecimiento de audiencia, interacción e involucramiento).

2. El “Newsjack”

Prestar atención y activar la creatividad alrededor del ruido del momento en los medios sociales, para exponer la marca, puede ser una excelente alternativa para conseguir altos niveles de visibilidad. Pero tenga cuidado, este tipo de acciones requiere un involucramiento paulatino, porque existen algunos temas del momento que se disfrazan de oportunidades pero que en el fondo son amenazas. Vea dos publicaciones con buenos ejemplos de Newsjack: Publicación 1publicación 2.

¿En dónde se debe enfocar?

1. En el resultado

Facebook ofrece un gran número de datos que hace posible cuantificar el aporte de la plataforma a la estrategia corporativa. Son pocas las empresas que actualmente evalúan el retorno de la inversión en Facebook y ya es hora de que se obsesionen con esto.

2. En darle la importancia que se merece

Muchas empresas, de dientes para afuera, hablan de la importancia de las redes sociales, pero pocas realmente evidencian esa importancia con actos al interior y exterior. Ubique su presencia social en el centro, hágala visible. Nunca pierda la oportunidad de mostrar su compromiso con su accionar en Facebook.

3. En invertir

Si usted decidió ingresar a Facebook es porque cree que sumará a su negocio, es decir que confía en que la actividad social le traerá resultados medibles. En ese orden de ideas, invierta en ella para elevar los niveles de involucramiento y alcance. No escatime esfuerzos ni recursos para darle a Facebook el empujón que necesita para entregarle resultados.

10 buenas prácticas para llamar la atención de los reclutadores en LinkedIn

septiembre 4th, 2014

Conozca 10 sencillas actividades que le ayudaran a convertir su perfil en Linkedin en un imán para los cazadores de talento de las empresas.

En los últimos 3 años he acompañado a organizaciones, de diferentes tamaños, a construir competencias al interior de sus equipos de gestión humana para perfeccionar la atracción de talento desde las redes sociales. Son muchas las empresas que están decididas a atraer y capturar nuevos talentos, locales, regionales y globales, para potenciar su futuro.

El objetivo de esta publicación no es dar trucos para engañar a las organizaciones cuando están buscando prospectos de colaboradores; sino compartirles algunas buenas practicas en la construcción de un perfil personal para ser más visibles y efectivos frente a los reclutadores de talento.

1. Complete su perfil

Dedique tiempo a la creación y redacción del contenido publicado en cada uno de los espacios disponibles. Construya un perfil detallado y completo. Transmita la mayor cantidad de información laboral y académica en el menor tiempo posible.

2. Personalice su URL publica

Transforme su presencia en LinkedIn en su hoja de vida. Disponer de una URL pública le facilitará el acceso y la comunicación de su curriculum. Haga que sea fácil de memorizar.

3. Elija una buena foto de perfil

Según cifras de LinkedIn, tener una foto de perfil eleva 7 veces la probabilidad de ser visto por los cazadores de talento, y está comprobado que la foto tiene un alto nivel de importancia para quienes buscan colaboradores. No deje su foto al azar.

4. Busque conexiones

A mayor número de contactos, mayores oportunidades de trabajo en red y visibilidad. Pero, no se exceda, no cometa el error de tratar de conectar con personas que no conoce o que no son afines. LinkedIn podría cerrar su cuenta si muchas personas no responden a la solicitud de conexión.

5. Aprópiese de las aptitudes

Las aptitudes son una herramienta que le sirve a los reclutadores para hacerse una idea rápida de las habilidades y conocimientos de las personas. Úselas para su beneficio. Agradezca a quienes se toman el tiempo para validarlas y valide las de sus conocidos. No abuse de ellas y no las convierta en una obsesión o competencia.

6. Use los grupos

Los grupos son un excelente mecanismo para lograr visibilidad y trabajo en red. Revise los grupos a los que pertenece y analice cada grupo antes de unirse. Pertenecer o no a un grupo debe ser una decisión estratégica.

7. Sume palabras claves

Las palabras claves le ayudarán a ser visible en las búsquedas. Una de las primeras actividades que realiza un reclutador es indagar, a través de los buscadores de LinkedIn, las personas bien posicionadas en términos relacionados con la actividad. Invierta tiempo en elegir las palabras claves que mejor lo describen; pensando en sus conocimientos, habilidades e intereses laborales.

8. Agregue contenidos

Cualquier trabajo, publicación o investigación que usted haya realizado a lo largo de su carrera profesional (o estudiantil) podría ser de gran utilidad para refrendar sus conocimientos y experiencias. Muestre su trabajo. No pierda la oportunidad de evidenciar sus capacidades.

9. Desactive la difusión de su actividad

Por defecto, LinkedIn informa a todos sus contactos cualquier cambio en su perfil (por pequeño que este sea). Inhabilite esta función para evitar que, constantemente, los pequeños ajustes de su perfil sean actualizados a sus contactos.

10. Trabaje con determinación en su perfil

Similar a lo que sucede en cualquier aspecto del mundo digital, en LinkedIn su perfil nunca será un trabajo terminado (se vive en versión BETA). Optimice, perfeccione y enriquezca su perfil constantemente.

Bonus. Participe de la red

Las redes sociales premian a los usuarios activos. Interactúe, comente, comparta y conecte. A mayor participación, mayor visibilidad.

Finalmente, Evalué su actividad social buscándola eficiencia de sus acciones. Más no es mejor.

Cómo transmitir el mensaje de su marca en un video de 15 segundos de Instagram

agosto 26th, 2014

Aprenda algunos trucos para mejorar los resultados de su estrategia de redes sociales, utilizando los videos cortos de Instagram.

foto tomada de berepublic.es

Quienes hablamos de redes sociales, marketing y otros temas relacionados con el mundo digital pocas veces nos ponemos de acuerdo; y es que uno de los pilares del marketing digital, con la democratización de la web, es que la unificación de criterios no es una necesidad. Pero existe algo en lo que la mayoría de los trabajadores del mundo digital coincidimos: el futuro de los medios sociales es visual.

Esta claro que la tendencia visual en las redes sociales será la clave en la construcción de contenidos y el punto de partida de las interacciones con las audiencias; pero muchas marcas, lamentablemente, no han entendido el alcance y la importancia de sumar componentes visuales a su presencia social y de explorar las inagotables ventajas del video como herramienta de comunicación de marketing.

Y es aquí, cuando debatimos lo que no debería debatirse, que aparece Instagram, la plataforma para generar involucramiento de la audiencia más poderosa que existe hoy en el mundo digital.

Instagram es, de acuerdo a un estudio de Forrester Research, el rey del involucramiento social (ver estudio) y esto tienen que entenderlo las empresas hoy en día (y tomar acciones de inmediato para incluirlo en su mix de medios sociales). En el estudio, Forrester Research, evalua el comportamiento de 3 millones de usuarios y demuestra que Instagram es el medio social más importante para lograr el compromiso de los clientes con las marcas (enfrentando la plataforma con Facebook y Twitter, las redes sociales más populares del mundo).

Por otra parte, Business Insider reveló meses atrás un informe en el que muestra el creciente consumo de contenidos en video a través de los dispositivos móviles (ver informe). Resultados que ratifican que comunicar visualmente es el presente y el futuro de la actividad en las redes sociales y el relacionamiento con los prospectos y clientes.

Resumiendo estas dos investigaciones, llegamos a la conclusión que tener presencia en Instagram e incursionar en la creación de videos son las acciones de marketing que toda empresa debe empezar a implementar cuanto antes. Instagram y videos, dos palabras que deben ir de la mano en aquellas empresas que tienen un compromiso serio con su presencia en redes sociales.

Aquí es donde aparece la poderosa herramienta de captura, edición y publicación de videos de 15 segundos que ofrece Instagram; una herramienta poco utilizada por las empresas, que reúne todas las cosas buenas que tiene el mundo digital hoy. Para sacarle el mayor provecho y obtener mejores resultados con esta herramienta, tenemos algunos consejos que queremos compartir:

1. El sonido aporta mucho

Voces, narraciones, música o simplemente capturar el sonido ambiente le puede agregar emotividad al mensaje. No pierda la oportunidad de impactar el sentido del oído y aportar, vía audio, sensaciones o intenciones al mensaje. Sumarle sonido al video es una obligación.

2. Proteja la imagen

Una de las funcionalidades más usadas y más atractivas de Instagram son sus filtros; lamentablemente en algunos casos, quienes gestionan la presencia social de las empresas, se exceden en su utilización. Esta tendencia se mantiene cuando se publican videos. La invitación es a proteger la esencia del mensaje y usar los filtros para mejorar el video. El filtro debe decorar y aportar a la transmisión del mensaje, nunca opacarlo.

3. Simpleza

Los usuarios de Instagram están deseosos de recibir videos con un tinte amateur; simples y honestos. Lo importante no es crear videos de alto nivel profesional, sino secuencias que generen cercanía con la audiencia. Es necesario que la imagen y el sonido tengan buena calidad, pero esta no debe ser su obsesión; su obsesión debe ser lo que se intenta transmitir.

4. Piense en la forma

Cuide los ángulos, la iluminación y el objetivo de cada toma. Aunque, reiteramos, que no se debe obsesionar con la profesionalización del video, es crítico que preste atención en algunos detalles de producción: el ángulo de la cámara y la toma (para que no entren en escena distractores), la calidad de la iluminación (para que facilite la visibilidad de quien consume el contenido) y la intensión de cada una de las tomas (para que solo sea incluido en el video contenido que sume al mensaje). Haga que su video sea bien pensado.

5. Cuide los pequeños detalles

  • Elija bien la captura de pantalla que usará como portada del video; trate de que, a través de ella, se genere intriga para obtener más reproducciones del video por parte de los usuarios (la captura debe producir interés y expectativa).
  • Apóyese en su presencia en otros medios sociales para darle una mayor visibilidad a los videos.
  • Fortalezca su relación con los legitimadores en su audiencia para elevar la viralidad de sus videos.
  • Use un buen texto descriptivo para su publicación.

Creatividad e innovación, la clave en el desarrollo profesional y empresarial

agosto 16th, 2014

Imagen tomada de www.ecmins.com

Crear es el principio básico del desarrollo profesional y empresarial. Quienes fomenten la capacidad de llegar a nuevas ideas serán los llamados, tarde o temprano, a convertirse en los líderes de cualquier industria o mercado. No importa cual sea su actividad, profesión o negocio; la creatividad y la innovación son la clave del éxito. El conocimiento, la disciplina y el trabajo le darán siempre una ventaja competitiva, pero la creatividad y la innovación lo harán inalcanzable para sus competidores.

La creatividad y la innovación generalmente van de la mano, pero son dos conceptos muy diferentes que comúnmente se confunden. La creatividad es la capacidad de concebir algo original o poco común; mientras que la innovación se refiere a la implementación de algo nuevo que aporte valor a los demás. En pocas palabras, una lluvia de ideas generalmente pone a prueba su capacidad creativa, pero no habrá innovación hasta que esas ideas o iniciativas se implementen.

La creatividad sin innovación no sirve de nada.

Hablemos de creatividad

La creatividad, como lo dice Chris Paradysz (fundador y CEO de las agencias de marketing digital Paradysz y PM digital) es una habilidad que se desarrolla, se potencia y se perfecciona. “Todas las personas tienen la creatividad en ellos”, dice Chris, “es responsabilidad de quienes influyen en su vida (padres, profesores, entrenadores, jefes, entre otros) fomentar la confianza y ayudar a desarrollarla”. Pero aprender también requiere apertura por parte del estudiante.

Todos necesitamos desarrollar nuestra creatividad; sin importar el oficio o el cargo que desempeñemos (desde grandes directivos hasta funcionarios operativos).

¿Cómo mejorar la creatividad?

Ejercitar siempre será la mejor forma de perfeccionar una habilidad; y la creatividad no se escapa a este método de mejoramiento. Poner a prueba diariamente nuestra creatividad es el camino correcto para transformarnos en personas creativas. Algunos de los ejercicios recomendados son:

  • Preguntarse. Las preguntas son una excelente herramienta para guiar y provocar el pensamiento creativo. Evite que las cosas que no entiende pasen de largo.
  • Observar. Analizar la forma como los otros resuelven problemas o ejecutan tareas es una fuente inagotable de información creativa.
  • Cambiar. Modificar hábitos arraigados lo obligará a buscar alternativas creativas.
  • Salir. Visitar lugares diferentes o hacer tareas especificas fuera de los lugares donde comúnmente se realizan.
  • Escribir y almacenar. Documentar todas sus ideas para consultarlas cada que enfrente una dificultad.
  • Ambientar. Adecuar su espacio de trabajo o sus lugares de ocio.
  • Buscar patrones. Intentar relacionar lo que no tienen ninguna relación (los pensadores creativos obtienen resultados mediante la combinación de cosas que no son similares).
  • Socializar. Escuchar y hablar con las personas (conocidas o desconocidas).
  • Dejar el miedo de lado. Los temores ahuyentan la creatividad. No le tema al ridículo o al rechazo (cuando hay temores en el trabajo o en el entorno, la creatividad no fluye).

Ahora, algunos ejercicios específicos que ayudan constantemente a mejorar la creatividad:

  • Hacer rankings o comparativos. Por ejemplo: los mejores 10 libros de ciencia ficción, las 10 playas más bonitas que ha visitado, las 10 canciones que más le gusta cantar, etc. Este ejercicio lo obliga a comparar, a buscar ventajas y desventajas y a recordar.
  • Hojear un diccionario o una enciclopedia. Conocer nuevas palabras, entender nuevos conceptos y adquirir información nueva son herramientas que el cerebro podrá utilizar en el futuro para construir ideas, respuestas o soluciones.
  • Oír música diferente. El sonido es uno de los principales activadores de la creatividad.
  • Visitar un museo o una galería de arte. Los museos y las galerías nos muestran los procesos creativos de las principales mentes de la historia.
  • Prohibirse usar una palabra común durante un periodo de tiempo. Retirar palabras de su vocabulario lo obligan a encontrar reemplazos y a cambiar los métodos de construcción de oraciones e ideas.
  • Observar un niño. Esta es la fuente creativa más pura, sin ninguna contaminación del entorno.

Hablemos de Innovación

Según un estudio de Accenture, el 90% de los líderes empresariales del mundo cree que el éxito a largo plazo de la estrategia de una organización depende de su capacidad para desarrollar nuevas ideas.

Una empresa que no innova tiene fecha de vencimiento. La innovación es la clave de un proceso de creación.

Las personas y empresas que triunfan son aquellas que integran la innovación a todas las actividades que realizan. La capacidad innovadora NO depende del tamaño de la empresa, ni del grado de desarrollo del país, ni de la industria en cuestión. Cualquier personas o empresa puede desarrollar una potente capacidad de innovación. Si una persona es innovadora, la organización para la que trabaja lo será; y si una empresa tiene funcionarios o directivos innovadores, está capacidad se contagiará al interior de la organización. Aunque el equipo directivo es el responsable de crear y mantener una cultura innovadora en las empresas, todos los funcionarios deberían fomentarla.

En la actualidad, las empresas que triunfan son aquellas que producen innovaciones en todos los niveles de la organización y tienen una rápida adaptación a los cambios. Las empresas innovadoras son aquellas que tienen visión de futuro y son capaces de anticiparse a las necesidades del mercado.

Muchos líderes centran sus esfuerzos en el proceso creativo y descuidan la innovación. Pensar no te hace innovador, la innovación obliga a hacer.

¿Cómo innovar?

Para innovar se requiere voluntad y algo de creatividad (Aunque la idea no es la esencia de la innovación, es una parte importante). Ajustar o perfeccionar un proceso, un producto o un servicio es claramente una innovación.

Pensar, entonces, siempre será la primera parte de un proceso de innovación y debe estar acompañado de algo de investigación. A esto las empresas deben sumarle personas con capacidad y disciplina de ejecución y líderes que ofrezcan margen de acción a sus colaboradores.

Tipos de innovación

1. Innovación abierta (creada por Henry Chesbrough, profesor de la Universidad de California en Berkley y director ejecutivo del centro Open Innovation): Se caracteriza por fomentar la adquisición de nuevas ideas al exterior de la organización, sin cerrarse a las ideas internas. Asume que las empresas necesitan nutrirse del exterior.

2. Innovación disruptiva (termino acuñado por el profesor Arcilla Christensen): Una innovación disruptiva es aquella que transforma desde el mercado, un sector existente; introduciendo simplicidad, comodidad, accesibilidad y asequibilidad. Este tipo de innovación se forma en un nicho de mercado que puede parecer intrascendente para los grandes jugadores del sector, pero que al final produce un producto, servicio o idea que redefine por completo la industria.

3. Innovación inversa (planteada por Vijay Govindarajan): Esta innovación describe soluciones que fueron adoptadas por primera vez en las naciones emergentes y que posteriormente encuentran un mercado en las naciones desarrolladas. Un ejemplo de innovación inversa son los fideos que Nestlé desarrolló para la India que con el tiempo se hicieron populares en Australia y Nueva Zelanda.

4. Innovación incremental: Este tipo de innovación se refiere a quienes hacen pequeños y progresivos cambios en los productos o servicios para no afectar su cuota de mercado. El mejor ejemplo de innovación incremental son las maquinas de afeitar, que comenzaron con una cuchilla y ahora tienen tres o cuatro.

5. Innovación radical: Consiste en desarrollar nuevas ideas partiendo completamente de cero (sin basarse en productos o servicios existentes). El ejemplo más destacado de innovación radical es Internet.

Blibliografía

  • NICOLE FALLLON. Creativity is not innovation (but you need both). Business News Daily. Julio 2014.
  • NICOLE FALLLON. 4 ways to make your employees more creative. Business News Daily. Marzo 2014.
  • CHAD BROOKS. Innovation: key to successful business. Business News Daily. Septiembre 2013.
  • CHAD BROOKS. Businesses take cautious approach to innovation. Business News Daily. Mayo 2013.
  • CHAD BROOKS. No matter what your business, creativity is the key to success. Business News Daily. Mayo 2013.

Hashtag: Qué son y cómo usarlos correctamente en su estrategia digital

agosto 10th, 2014

Los hashtag son una nueva herramienta de búsqueda, diseñada y administrada por los mismos usuarios de una plataforma.

Los hashtag fueron creados como un mecanismo de organización o clasificación de contenidos en los medios sociales. Con la ayuda de ellos, los usuarios tienen la posibilidad de etiquetar, encontrar y seguir fácilmente una corriente de comentarios.

Historia y Contexto

Los hashtag fueron usados por primera vez en 1978 en el lenguaje de programación C. Años después, a finales de los 80’s, los usuarios de IRC (Internet Chat Relay) los usaron como etiqueta para la clasificación de grupos y temáticas.

El uso de los hashtag en los medios sociales nació en Twitter, cuando el 23 de agosto de 2007, Chris Messina (un empleado de Google para aquel entonces), propuso el uso del símbolo numeral (#) antecediendo una palabra, para el etiquetado de publicaciones.

El primer uso por parte del público se atribuye a Nate Ritter (un residente de California), quien incluyó #sandiegofire en sus mensajes sobre los Incendios forestales de octubre de 2007.

El 1 de julio de 2009 Twitter añadió los hipervínculos automáticos a todos los hashtag, y el enlace conducía al usuario a los resultados de búsqueda de dicha etiqueta en el sistema. Posteriormente, su uso se acentuó en 2010 con la introducción de los “trending topics” en la página principal.

Poco a poco, todas las plataformas sociales han ido agregando los hashtags en sus funcionalidades: Instagram (enero de 2011), Google+ (octubre de 2011) y Facebook (junio 2013).

Los hashtag como estrategia de marketing

Los hashtag son, sin lugar a dudas, una de las mejores formas de conseguir visibilidad y alcance; y esos son, justamente, los dos objetivos más perseguidos en los medios sociales.

La primera marca que notó el potencial comercial de los HT fue Audi, cuando incluyo dentro de su comercial en el SuperBowl, en enero de 2011, un hashtag para generar, monitorizar y almacenar una corriente de comentarios alrededor de sus vehículos (estrategia diseñada por la agencia digital Offerpop).

Desde ese día hasta hoy, son muchas las personas y empresas que intentan sacar provecho comercial de esta herramienta digital (lamentablemente son también muchas las que se equivocan en su uso).

¿Cuál es el beneficio del uso de los hashtag?

Son muchos los aportes que entregan los HT a una estrategia digital, los tres más importantes son:

  • Aumenta el tiempo de exposición de un mensaje: La vida media de una publicación en un medio social según estudios es de 18 minutos, y según estudios, el uso de HT prolonga ese tiempo. Esto quiere decir que es trascendental elegir bien los HT que se usaran en las publicaciones (hashtag.org es una plataforma que le ayudará a monitorizar el comportamiento de cada HT para hacer una correcta elección).
  • Agregan contexto a la publicación: Los HT también son útiles para enriquecer el tono de un mensaje. Por ejemplo una publicación que contenga la etiqueta #Epic o #Fail aclara mucho el tono o sentido de la comunicación.
  • Mejora los niveles de interacción: Según estudios de hubspots, la inclusión de HT aumenta un 55% la viralidad de un mensaje.

¿Qué debe evitar en el uso de los hashtag?

Al igual que todas las herramientas digitales, los HT tienen muchos pros y algunos contra. Tenga mucho cuidado con:

  • No verificar el contenido que se esta generando con un hashtag antes de incluirlo en sus publicaciones. Evite asociar sus mensajes a contenidos negativos.
  • Evite incluir un HT que pueda ser usado en su contra. El caso más sonado de una campaña que usó un hashtag y se convirtió en un desastre de reputación para la marca fue el de McDonalds (ver detalles del caso [en inglés]).
  • No se exceda en numero de HT. Abusar de las etiquetas es un comportamiento muy asociado a los spammer, lo cual evidentemente no es bueno; además, según una investigación realizada por Social Bakers, cuando se usan 3 o más, los niveles de involucramiento e interacción descienden de forma dramática.
  • Cuide la extensión del HT. Cuando construya una etiqueta tenga siempre presente que la mayoría de las plataformas sociales tienen restricciones en el uso de caracteres; por lo tanto, si su HT es muy largo estará limitando las publicaciones de quienes piensen apoyarlo con el uso de la etiqueta.
  • Nunca caiga en el hashjacking. Una de las prácticas más reprochables es usar etiquetas que sean TT (temas del momento) con fines diferentes a los propuestos por el creador del HT. Uno de los casos de hashjacking más recordados fue el de David Bisbal, que usó la etiqueta #PrayForJapan, en medio de la tragedia, para promocionar un concierto (ver detalles del caso).

¿Cómo usar las etiquetas correctamente?

Lo primero que usted debe tener claro, antes de incluir una etiqueta en un mensaje, es que siempre se requiere tener algo de estrategia detrás. Los HT no pueden convertirse en un elemento decorativo de una publicación.

Nuestros mejores consejos para el correcto uso de etiquetas son:

  • Use el concepto CamelCase. Ponga en mayúscula la primera letra de cada una de las palabras que use en la etiqueta (esto facilita la lectura y el rápido entendimiento del HT).
  • Haga su mejor esfuerzo para que quienes lo siguen entiendan el sentido del uso de una etiqueta en su publicación. Un HT solo es útil si la gente lo conoce, lo entiende y lo usa.
  • Institucionalice sus etiquetas a lo largo del tiempo. Permita que sus seguidores se familiaricen con ellas y las usen (sobra decir que es trascendental que monitorice el comportamiento del hashtag y haga visible a quienes lo usan).
  • Si el objetivo de su publicación es dirigir el trafico a un enlace, no se aconseja utilizar HT. Una etiqueta en sí es un enlace, y tener dos enlaces en una misma publicación podría reducir la efectividad del enlace que quiere que las personas cliqueen. Ahora, si es necesario la inclusión del enlace y el hashtag, es recomendable separarlos, lo mas posible, dentro de la publicación.
  • Apóyese de sus seguidores influyentes para darle vitalidad a sus etiquetas. Un hashtag necesita una corriente de comentarios para tener sentido y hacerse visible.
  • Revise periódicamente los TT (temas del momento) para usar en sus publicaciones los HT, coherentes con sus mensajes, que tienen altoa niveles de popularidad.

Bonus

Recomiendo revisar algunas de las mejores estrategias de uso de los hashtag en marketing, para aprender con casos de éxito (ver detalles de las campañas [en inglés]).

Aprender a evitar las crisis, el verdadero trabajo en reputación de los Community Manager

agosto 2nd, 2014

Entienda lo que debe insertar un community manager en su cotidianidad para mejorar sus habilidades y competencias en la prevención de las crisis de reputación.

Es muy común en la actualidad que las empresas inviertan dinero y tiempo en el entrenamiento de sus gestores de comunidades en temáticas relacionadas con el manejo de las crisis de reputación, con el objetivo de que sus equipos de trabajo adquieran competencias y habilidades en la creación de protocolos y planes de acción a la hora de enfrentarlas. Es igualmente común que los mismos community manager, confundan sus objetivos y destinen mucho esfuerzo y horas de capacitación y lectura en aprender a enfrentar esas temibles crisis.

Creo que existe un grave error en este modo de pensar y actuar, pues el esfuerzo correcto de las empresas y gestores de comunidad debería estar orientado a adquirir destrezas en la prevención de las crisis (sin decir que aprender a gestionarlas no sea importante).

Antes de adentrarnos en el objetivo específico de esta publicación (aprender a prevenir las crisis de reputación), quisiera clarificar algunos conceptos que son frecuentemente confundidos: identidad y reputación.

¿Qué es identidad y reputación?

La identidad es quien soy o quien quiero ser. La identidad se puede controlar si se entiende bien la definición de la marca y se plasma correctamente en las publicaciones y las interacciones. Cuando existe coherencia entre lo que digo, lo que pienso y lo que quiero, estoy trabajando mi identidad de la forma correcta.

La reputación, por su parte, es lo que los demás piensan, lo que los otros perciben de mí. La reputación no la puedo controlar, pero puedo trabajar en ella (si actúo de forma coherente, será más fácil construir una reputación consecuente con la identidad).

¿Cómo puede un community manager evitar una crisis de reputación?

Una crisis se genera cuando existe una ruptura entre identidad y reputación; por lo tanto, y aunque suene obvio y facilista, si las empresas o personas se esforzaran por trabajar con vehemencia su identidad, las crisis no deberían aparecer.

Pero entendemos que los errores existen, y que algunos factores externos pueden aparecer, y es justamente en estos escenarios pre-crisis en los que debe aparecer el community manager para trabajar en la prevención.

Aquí están algunas de las habilidades o competencias que debe potenciar un gestor de comunidades y las tareas o actividades que debe sumar a su cotidianidad para evitar que una amenaza se convierta en una crisis:

1. Escuchar

Conocer una amenaza a tiempo evita muchas crisis. Los gestores de comunidad tienen que agregar herramientas de escucha activa de los medios sociales y dedicarle suficiente tiempo a la monitorización de dichas herramientas para intentar conocer los potenciales ataques a la reputación lo antes posible.

2. Crear y publicar contenido

Publicar contenido es, quizás, la tarea más recurrente en la rutina de los community manager. Tan rutinaria que en algunos casos se vuelve mecánica; y cuando algo se mecaniza, el cerebro invierte pocos recursos durante su ejecución. Crear y publicar contenido es una actividad clave en el trabajo de identidad; las marcas, y quienes gestionan su presencia social, deben establecer protocolos sólidos de creación y publicación de contenido (que eviten errores en temáticas, comunicación, lenguaje y tono). Muchas de las crisis son generadas por errores infantiles en publicaciones: publicar un contenido inapropiado o confuso, caer en errores ortográficos, etc.

3. Interactuar

Relacionarse con los miembros de la comunidad también requiere una mirada atenta. Conversar es una actividad natural, que la mayoría creemos dominar, pero en muchos casos no es así. Las interacciones son una amenaza latente para las marcas y los community manager, sobretodo cuando estas no están reglamentadas con políticas muy similares a las anteriormente descritas en la creación y publicación de contenidos.

4. Gestionar

Una de las bondades más poderosas de los medios sociales es su uso en las actividades de servicio al cliente. Beneficio que está muy arraigado en la mente del usuario y de la comunidad. Las personas, cada vez más, elevan peticiones, quejas, reclamos y sugerencias a las empresas a través de su presencia social. Y es tarea del community manager gestionarlas correctamente. No se trata simplemente de oírlas, se trata de actuar frente a ellas.

5. Clasificar

Los gestores de comunidades deben clasificar constantemente, entendiendo que los márgenes de error son pequeños para mantener el bienestar y evitar las crisis. Clasificar la audiencia (identificar los trolls, los críticos, los inconformes, etc.) y las amenazas. Saber diferencias le ayudará en elegir correctamente el plan de acción frente a cada situación.

6. Medir

La métrica nos permite entender los comportamientos, evaluar los esfuerzos, conocer las tendencias y acertar en las decisiones. Es muy importante que quien gestiona la presencia social de una empresa encuentre indicadores que le ayuden a comprender los resultados de sus esfuerzos y que le permitan planear y optimizar sus recursos.

7. Analizar

Tanto la métrica como el entorno exigen una mirada analítica. Los community manager deben mejorar sus capacidades de análisis a los resultados métricos para tomar decisiones acertadas e igualmente deben examinar con detenimiento las crisis y el accionar propio y ajeno. Se aprende mucho cuando se estudia a los demás.

8. Documentar

Conservar un histórico de acciones, comportamientos, decisiones y resultados es prioritario para el gestor de comunidades. Si usted, a la hora de enfrentar una situación, puede consultar casos y procedimientos, será más sencillo acertar en las decisiones.

Las tres preguntas que todo emprendedor debe formularse

julio 25th, 2014

Emprender es la tarea más compleja que he enfrentado en mi vida, pero a su vez es la más gratificante de todas; es una actividad que pone a prueba a las personas todos los días y que tiene la presión constante de sobrevivir en el corto y el largo plazo, lo cual es realmente difícil.

Los problemas que viven los emprendedores podrían incluso abrumar a muchos altos directivos de grandes corporaciones. Los emprendedores deben tomar un excesivo número de decisiones diariamente y están obligados a acertar para no poner en riesgo su futuro y el de la empresa (mientras los directivos de grandes organizaciones tienen un margen de error mayor). No quiero decir con esto que una es mas fácil que otra, simplemente quiero hacer evidente que son dos actividades muy diferentes que requieren el desarrollo de habilidades especificas.

Un emprendedor es una persona que detecta rápidamente una oportunidad y que trabaja de forma decidida para construir una organización que ataque de manera frontal dicha oportunidad. Un directivo es una persona con la capacidad de administrar recursos, diseñar estrategias y optimizar resultados.

Cualquiera puede emprender, no hace falta ser rico ni joven ni necesariamente haber pasado por la universidad. Lo que se necesita es tener convicción, una idea y un plan.

El plan del que hablo debe superar una sucesión de preguntas estructuradas que le ayudarán a tener claridad en muchos de los aspectos críticos de un proceso de emprendimiento. Esas preguntas están clasificadas en tres etapas: metas, estrategias y capacidades.

Metas: ¿a dónde quiero ir?

Todos los emprendedores tienen metas personales y empresariales, y estas generalmente van de la mano. Es importante que aclare y concrete sus metas personales y empresariales antes de emprender. Una vez claro su proyecto personal y la idea elegida para ser transformada en empresa, se deben resolver tres inquietudes:

  • ¿Qué clase de empresa necesita formar? Una empresa que genere flujo de efectivo o una empresa que crezca con en el tiempo aún cuando no entregue beneficios inmediatos. En otras palabras, usted debe tener claro si necesita resolver sus problemas económicos en el corto plazo o tiene la capacidad de esperar y pensar en el largo plazo.
  • ¿Qué riesgos y sacrificios de tiempo y de recursos exige la empresa? Entender esto ayuda a tener calma y cautela en la toma de decisiones. Nunca pierda de vista lo que esta en juego.
  • ¿Puede asumir esos riesgos y sacrificios? Esto termina siendo una conciliación entre lo que se desea y lo que se está dispuesto a arriesgar.

Cuando un emprendedor logra compaginar sus metas personales con las empresariales está listo para emprender y para crear la estrategia de negocio.

Estrategias: ¿cómo llegaré a la meta?

Para que un emprendedor triunfe en el largo plazo deberá pasar de lo táctico (aprovechar oportunidades en el corto plazo) a lo estratégico (crear fortalezas en el largo plazo). En esta etapa se debe responder las siguientes preguntas:

  • ¿Tengo una estrategia definida? La estrategia se encarga de explicar las aspiraciones del emprendedor. Debe orientar al equipo de trabajo en la toma de decisiones y establecer las políticas que conducirán a la empresa a la obtención del resultado esperado.
  • ¿La estrategia elegida le permite a la compañía generar suficientes beneficios y crecimiento? Las dos cosas más difíciles de conciliar por un emprendedor son: gano dinero hoy o invierto dinero para crecer y ganar más dinero mañana. Esta es la fase crítica de un emprendimiento (mi recomendación es sobreviva en el presente con lo justo y apuéstele a un gran futuro).
  • ¿Es sostenible la estrategia? Esta pregunta se la debe formular todos los días y tratar de anticiparse a las situaciones cambiantes de los mercados para evitar sorpresas.
  • ¿Los objetivos son muy conservadores o demasiado agresivos? Definir bien los objetivos hará que se elijan bien las tácticas y que el equipo trabaje bien (sin relajarse o reventarse).

Capacidades: ¿lo puedo hacer?

Esta es la más difícil de las preguntas porque exige una autocrítica honesta. Una gran idea no garantiza el éxito si no se tienen las herramientas y las capacidades necesarias para ejecutarla. En esta etapa se necesita evaluar: recursos, capacidades de la organización y destrezas o habilidades personales. En esta fase se requiere resolver las siguientes preguntas:

  • ¿Tengo los recursos y las relaciones adecuadas? El entorno del emprendedor y la red de contactos que pueda construir en el corto plazo son determinantes para el éxito del emprendimiento.
  • ¿Cuales son las fortalezas del equipo de trabajo conformado? Sus fortalezas no necesariamente son las fortalezas del equipo de trabajo (a no ser que el proceso de selección del recurso humano se haya realizado con un alto grado de profesionalismo).
  • ¿Cuales son las fortalezas personales que necesito como emprendedor? Identifíquelas y trabaje en ella con decisión.

Bibliografía

AMAR BHIDE. The questions every entrepreneur must answer. Harvard Bisiness Review. Ediciones Deusto S.A., Noviembre, 1996.

¿Cómo construir una marca personal sobresaliente?

julio 16th, 2014

Marca personal es lo que la gente piensa de ti. Es la configuración de una identidad personal clara y consciente para influir en las percepciones, sentimientos y creencias que generamos en los demás. Consiste en identificar y comunicar las características que nos hacen sobresalir: ser visibles, innovadores y singulares. Tiene como objetivo ser atractivos, notorios y reconocidos para ser la opción preferente, para ser elegidos en nuestro entorno”. Tomar Marcos.

La era digital trajo consigo una globalización extrema, en la que sin darnos cuenta estamos interactuando fácilmente con personas en cualquier parte del mundo; dicha globalización ha potenciado las comunicaciones, ha creado nuevas oportunidades y ha dificultado la visibilidad. Es realmente complejo en la actualidad no diluirse en esa gran masa y ser visible en una audiencia especifica; y es que la única forma de generar marca personal es logrando mayor visibilidad que los demás en la audiencia que nos fijamos como objetivo.

Entendamos entonces el proceso de construcción de una marca personal solida, escalable y ganadora: Lo primero siempre será lo conceptual, luego lo operativo y finalmente lo analítico.

La etapa conceptual

Dentro de la etapa conceptual usted debe aclarar con mucha exactitud que es lo que quiere ser (en que quiere ser reconocido y por quien). Es un trabajo medio filosófico que levantará los cimientos de su marca, en él es igualmente importante que defina los principios y actitudes que desea transmitir a través de su marca personal. Esta es quizás la parte más aburrida del proceso de construcción de su marca, pero si la realiza a consciencia le ahorrará esfuerzos en el futuro. Algunas recomendaciones:

  • Delimite un marco teórico: Elija con precisión las temáticas y los campos en los que se involucrará.
  • Perfile su audiencia con precisión: No busque tamaño, persiga un nicho.
  • Conquiste y colonice territorios con paciencia y solidez: Abarque pocos temas y pequeños nichos en principio y luego expanda su marca.
  • Defina un tono, un lenguaje y una intensión en sus mensajes.

La etapa operativa

Esta etapa la componen dos tareas diferentes pero relacionadas: desarrollar las habilidades necesarias para construir la marca y elegir las herramientas apropiadas de acuerdo con sus objetivos y audiencias.

Las habilidades son inherentes al tipo de marca que se desea crear, pero existen unas transversales que vale la pena que trabaje:

  • Saber escuchar: hablar requiere menos tiempo y esfuerzo que escuchar. Las personas que atienden y generan las interacciones sobresalen.
  • Darle mayor importancia a la creación de contenido que a la curaduría de contenidos: son mejor recompensados por las audiencias aquellos que se atreven a crear que aquellos que simplemente recopilan y clasifican.
  • Relacionamiento y trabajo colaborativo: aunque lograr visibilidad individual sea el objetivo prioritario, la creación de redes y el trabajo en equipo son necesarios.

Las elección de las herramientas es una consecuencia de la etapa conceptual y de las capacidades individuales. Más herramientas no necesariamente es mejor; es preferible un excelente trabajo en una presencia controlada.

La etapa analítica

Cerramos el proceso de construcción de la marca personal analizando los resultados y perfeccionando las acciones. Al igual que cualquier marca, usted necesita crear un círculo virtuoso: perseguir un objetivo, elegir unas acciones, evaluar los resultados, comparar lo obtenido con lo esperado y redefinir las acciones para perseguir el objetivo.

10 reflexiones finales sobre las marcas personales

1. En el pasado usted controlaba la creación y distribución del contenido relacionado con usted, hoy NO. Esto implica una atención intensa y una planeación detallada de sus acciones.

2. Ante cualquier escenario pregúntese antes de actuar: ¿Ayudará o perjudicará la marca personal?. La marca es su principal activo.

3. La marca está en todo lo que se hace. Asegúrese de mantenerla conectada con lo que piensa, lo que siente, lo que dice y lo que quiere.

4. La diligencia impacta los resultados. Atender con prontitud los comentarios de su audiencia, generará confianza.

5. La mejor forma de promover una marca personal es concentrándose en aquello que añade valor a la audiencia. Más aporte, menos eco (recopilar y clasificar es importante, pero es más importante crear).

6. Perfeccionar habilidades y combinar las pasiones es el inicio de una marca personal.

7. Las mejores marcas personales proyectan un mensaje claro, emanan una identidad creíble y atraen a más personas.

8. Vocación, crear contenido, compartir conocimiento y hacerse visible son la clave para convertirse en referente de un sector.

9. Para potenciar una marca personal detalle y justifique su propuesta (entregue a los demás razones claras para relacionarse con usted).

10. Una marca personal debe estar fundamentada en los valores, las habilidades y las experiencias (y luego ser consistente y perseverante).

9 fundamentos para convertirse en un NINJA de la analítica web

junio 12th, 2014

“Ninjas de la analítica”, eso es lo que necesitan las empresas hoy en días para conseguir objetivos en el mundo digital.Son tantas las alternativas y pocos los recursos que tienen las organizaciones a la hora de desarrollar acciones en el mundo digital que cualquier esfuerzo orientado al perfeccionamiento puede ser la diferencia entre éxito y fracaso.

La analítica es mucho más que una buena herramienta de medición, de hecho la herramienta únicamente le servirá para la recopilación, el almacenamiento, el procesamiento y la reproducción de los datos. Las personas son las que convertirán esos datos en información útil para la organización. Sin un analista leyendo e interpretando esos datos, la herramienta no servirá para nada. Entendamos de una vez que el valor de la analítica se encuentra en las personas con un modelo mental consistente, con un enfoque correcto y con una mirada astuta de los datos y sus tendencias.

No tengo nada en contra de las empresas que reducen su tarea de analítica a la recopilación de datos y a la construcción de gráficas, esa de hecho es la primera tarea del analista; pero si las gráficas o datos no las llevan a concluir y modificar sus acciones para obtener mejores resultados, lo que hacen NO es analítica.

Para esas empresas que enfocan su esfuerzo de analítica en las personas, les traemos los 9 fundamentos que convertirán a sus analistas en unos ninjas de la analítica web:

1. Entender el contexto

El entendimiento del momento de mercado y su inclusión en el análisis de datos y tendencias harán que las conclusiones sean más acertadas y precisas. Las herramientas son frías plataformas que recopilan información, pero que no entienden el presente en el que se desenvuelve la audiencia (el contexto es una métrica que nunca podrá ser entregada por una herramienta). Los únicos que podemos entender circunstancias o situaciones de mercado que pueden afectar el comportamiento de los resultados somos los humanos. Por ejemplo: la herramienta no sabe cuando nosotros o nuestros competidores están en promoción; de la misma forma tampoco entiende que estamos ad portas de un mundial de futbol y que esto atrae gran parte de la atención generando una alteración en el comportamiento de los usuarios.

2. Comparar en diferentes periodos de tiempo

Agregar puntos de comparación cronológica de forma acertada hace que los datos se carguen con más información. La comparación de datos con diferentes periodos de tiempo le dan un punto de partida para el entendimiento de las tendencias de su mercado y su audiencia. Evaluar los resultados enfrentados diferentes días, semanas, meses o temporadas le permitirá anticiparse y predecir comportamientos de mercado.

3. Usar la segmentación

Separar la audiencia en subgrupos le permitirá detectar con mayor facilidad los aciertos y los problemas. Cuando se analiza por separado los pequeños nichos con los que usted está interactuando en su actividad digital podrá entender mejor los resultados y los esfuerzos que deberá realizar de forma independiente en cada uno de ellos.

4. Comparar los segmentos contra la media del sitio

En el punto anterior enfatizamos en la importancia de subdividir la audiencia para identificar pequeños nichos con comportamientos similares. Ahora, luego de entender esos pequeños grupos, vale la pena comparar sus resultados con el comportamiento general del sitio web para reconocer las audiencias que le podrían entregar más réditos. Por ejemplo: si subdivide su audiencia por fuentes de tráfico y encuentra que la tasa de conversión de los visitantes provenientes de motores de búsqueda es muy superior a la general del sitio web, sería muy recomendable ahondar en los esfuerzos para atraer un mayor volumen de tráfico desde dicha fuente.

5. Evitar las métricas aisladas

Ninguna métrica por si sola entrega suficiente información para ser concluyente. Todas las métricas requieren estar acompañadas de otras para poder sacar conclusiones enriquecedoras. Un dato aislado confunde mucho y aclara poco.

6. Incorporar en el análisis las acciones realizadas

Analizar una métrica desconociendo las acciones de marketing que se están ejecutando, probablemente lo conducirá a una mala interpretación. Esto obliga a las empresas a integrar a sus analistas en los comités de marketing para que conozcan en detalle las estrategias, tácticas y actividades que planea cada una de las áreas de la organización.

7. Nunca ignorar las tendencia

Los mercados generalmente siguen patrones de comportamiento. Hacer caso omiso a las tendencias globales, regionales o locales podría llevarlo a confundir datos y errar en las acciones. Las tendencias igualmente le permitirán prever resultados y prepararse para picos o valles en las métricas.

8. Ser selectivo

Monitorizar muchas métricas no necesariamente lo conducirá a un mejor análisis. Elegir los datos correctos que le entreguen información útil para atacar los objetivos es la clave de un buen analista. Mientras menos métricas tenga que evaluar para tomar decisiones, más rápido tomará medidas. Recuerde que el mundo digital se vive en tiempo real y la analítica no debe ser ajena a esto.

9. Moverse con rapidez y pensar con inteligencia

Lo digital evoluciona en periodos cortos y la mayor parte de las oportunidades se pierden cuando se gasta excesivo tiempo en análisis y toma de decisiones. Como dijo Voltaire: “Lo perfecto es enemigo de lo bueno” y esa búsqueda de la perfección en la interpretación o la burocracia en la toma de decisiones lo podría alejar de sus objetivos.

Bibliografía

Analítica Web 2.0, el arte de analizar resultados y la ciencia de centrarse en el cliente. Avinash Kaushik. Gestion 2000.

¿Son eficientes las reuniones de trabajo en las empresas?

junio 5th, 2014

“A veces cinco minutos gastados con seis personas de forma separada son más eficaces y productivos que una reunión de media hora con todos ellos juntos”. Antony Jay.

Las reuniones de trabajo se han convertido en el principal mecanismo de las empresas para la planeación, resolución de problemas, asignación de tareas y evaluación de resultados.

Los ejecutivos actualmente ocupan un gran porcentaje de su agenda en reuniones (y son pocos quienes las cuestionan, las perfeccionan y las evalúan),  advirtiendo que si estas son mal manejadas se podrían convertir en una perdida de tiempo, una amenaza para la productividad y un obstáculo para el logro de los objetivos (el exceso de reuniones, en algunas empresas, está siendo usado para diluir la autoridad, difuminar la responsabilidad y retrasar las decisiones).

Es recurrente en las empresas que se citen a reuniones sin tener claro el problema o la situación que se quiere resolver; ignorando, quienes las citan, que las reuniones se deberían usar para trabajar temas que no se pueden resolver de manera individual.

Aún dicho lo anterior, las reuniones son necesarias para la socialización y solución de los problemas y la evangelización desde los líderes hacia los funcionarios. En conclusión, el problema NO es el método sino quien lo usa.

¿Para qué sirven las reuniones en una empresa?

Comencemos por aclarar los mejores usos para las reuniones dentro de una organización (sin decir que estos son los únicos):

  1. Para conformar equipos de trabajos que desarrollarán tareas individuales, persiguiendo un resultado global. En este caso, las reuniones se convierten en el escenario para mantener informados de los avances a cada uno de los equipos y para rediseñar acciones a partir de la retroalimentación y resultado obtenido por cada grupo.
  2. Para revisar, actualizar y aumentar el conocimiento general de los funcionarios. Hacer reuniones de confrontación de posiciones ayuda a elevar las habilidades y los conocimientos (el grupo extrae lo valioso y desecha el resto).
  3. Para entender los objetivos colectivos y las responsabilidades individuales.
  4. Para crear compromisos individuales y/o colectivos.

¿Son eficientes las reuniones de trabajo en las empresas?

Organizamos una pequeña investigación, sin rigurosidad estadística en la selección de la muestra, y obtuvimos unos interesantes resultados que queremos compartirles en una infografía:

Analizando los resultados sacamos dos conclusiones:

  • Las reuniones están aportando poco valor a las empresas.
  • Es muy deficiente el proceso de planeación, seguimiento, análisis y optimización de las reuniones en sí.

¿Cómo hacer eficientes las reuniones en las empresas?

Una reunión para ser eficiente debe tener una preparación, una ejecución y un seguimiento detallado. En esencia son tres los momentos sobre los que se debe poner atención:

Antes de la reunión

La planeación de la reunión se realiza respondiendo las siguientes preguntas:

  • ¿Para qué se hará la reunión? (aclarar los objetivos del encuentro). Algunas de las razones comunes son: transmitir información y facilitar su entendimiento, construir algo usando un colectivo de personas, recibir retroalimentación de acciones realizadas y resultados obtenidos o asignar responsabilidades y tareas a un grupo de trabajo.
  • ¿Qué pasa si no se hace la reunión? Ponga a prueba la necesidad de realizar la reunión, en muchos casos los objetivos pueden conseguirse con trabajo individual.
  • ¿Cómo se evaluará el cumplimiento del objetivo de la reunión? Defina métodos que permitan evaluar la eficiencia de la reunión.

La siguiente fase, del trabajo previo a la reunión, es la preparación y esta consta de las siguientes acciones:

  • Definición de los asistentes: trate de vincular a la menor cantidad de personas, el éxito de un comité es inversamente proporcional al número de personas que lo conforman.
  • Construcción del orden del día (documento que debe ser enviado a los asistentes con anterioridad). Ubique los temas urgentes o los que requieran energía mental primero y ordene con lógica las discusiones (por ejemplo: no es posible debatir un plan publicitario sin antes discutir el presupuesto).
  • Definición de la duración de la reunión. Las reuniones se deben programar con una hora de inicio y fin. Si se requiere más tiempo es mejor programar otra reunión (evite el desgaste de los asistentes).

Durante la reunión

Las reuniones buscan la exposición individual de ideas y la discusión colectiva de decisiones. Para tener un debate constructivo y enriquecedor:

  • Haga que los asistentes tengan claro y entiendan el problema o situación que se discutirá (antes de iniciar la discusión exponga la mayor cantidad de datos del problema que se intenta solucionar: ¿por qué se está presentando?, ¿cuándo comenzó?, ¿hace cuánto se presenta?, ¿se ha tomado alguna medida?, etc.).
  • Permita que cada uno de los asistentes haga un diagnóstico de la situación (escuche las posiciones individuales frente al problema).
  • Invite a los asistentes a presentar sus posibles soluciones.
  • Permita que los asistentes evalúen, de forma individual, cada una de las posibles soluciones.
  • Conduzca al colectivo a la toma de una decisión.

Después de la reunión

Para hacer un buen resumen o acta:

  • Incluya el día, la hora, el lugar y los asistentes a la reunión.
  • Enuncie los puntos que se trataron, los comentarios y las conclusiones.
  • Enumere las tareas asignadas, los responsables y los tiempos de ejecución
  • Enuncie los mecanismos de seguimiento.
  • Incluya la fecha, hora y lugar de la próxima reunión.

15 consejos finales

  1. Evite que las reuniones se conviertan en un mecanismo de los empleados para sobresalir (no es una competencia de capacidades, es un ejercicio de trabajo en equipo).
  2. Una reunión no debe superar las dos horas (y ojalá se hagan pequeños recesos de 5 minutos entre tema y tema).
  3. Planifique la reunión para que no termine cerca a la hora de almuerzo o al final de la jornada laboral.
  4. Si se presenta una división irreconciliable de posiciones cambie de tema y dialogue por separado con cada una de las partes.
  5. Aunque la idea es que las reuniones conduzcan a una decisión, es posible que esto no suceda y que se necesiten otros encuentros (no las prolongue indefinidamente en la búsqueda de la conclusión).
  6. Inicie las reuniones a la hora acordada y no actualice a quienes llegan tarde. Premie a las personas cumplidas (un buen mecanismo de enseñanza para los incumplidos es agregar en el acta un listado de quienes llegaron a tiempo y quienes llegaron tarde).
  7. Asigne lugares en la mesa (ubique estratégicamente a los asistentes a la reunión).
  8. Restrinja el uso de dispositivos (esfuércese porque los asistentes estén concentrados).
  9. Controle a quienes usan mucho tiempo para decir poco (fomente la brevedad)
  10. Haga hablar a los que callan (trate de romper los dos tipos de silencio: el de la timidez y el de la hostilidad).
  11. Estimule la lucha de ideas y disuada la lucha personal.
  12. No permita que las reuniones se conviertan en una lucha de bandos y mucho menos en una discusión entre dos personas.
  13. Nunca menosprecie una sugerencia o una idea (escuche y documente).
  14. Entregue la palabra a las personas de mayor cargo al final (las personas se acomodan a la posición de los jefes).
  15. No convierta la reunión en un escenario de acusaciones.
  16. Termine siempre las reuniones con una nota positiva.

Bibliografía

ANTONY JAY. How to run a meeting. Harvard Business Review on effective communications. Grupo Editorial Planeta.